1on1ミーティングを効果的に導入/コーチング・マネジメント【経営者・管理職層】

[記事公開日]2020/09/08
[最終更新日]2020/09/09
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「1on1ミーティングって最近よく聞くけどよくわからない」から「従業員満足度を向上させたい」「離職率を低下させたい」とお考えの経営者や管理職の方も多いはずです。

そんな中でYahoo!などで導入され、注目を集めている1on1ミーティングです。

「評価面談を定期的に行っているのだから導入しても・・・」等と思われている経営者・管理職層の為に1on1ミーティングのメリットデメリットや導入方法までわかりやすく説明いたします。

 

Contents

1on1ミーティングが活用される理由とは?

1on1ミーティングが活用される理由とは?インターネットやスマホが普及している現代では、メールやLINEなどウェブ上でコミュニケーションが完結してしまうことが多くなっています。

もちろん、新型コロナウイルスの影響で更に広がっています。

それは会社内でも同様で、社内のやり取りはすべてメールで済ますことも多いのが現状ではないでしょうか?

このウェブ上でのコミュニケーションは、効率的な反面、読み違いや勘違いなどでトラブルの発生する原因にもなっています。

勘違いはあらゆる誤解の原因となり、企業内の上司と部下の間でのほうれんそう(報告・連絡・相談)だけでは問題が更に大きくなってしまっていることもあります。

そんな問題を解決するために考えられ、活用されるようになっているのが1on1ミーティングです。

 

1on1ミーティングとは?

1on1ミーティングとは?1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に行う1対1の面談です。

コミュニケーションが取りにくい環境だからこそコミュニケーションの時間を意識的に確保し、部下の課題解決や人材育成などさまざまな効果が期待できると日本企業でも導入が増加しています。

1on1ミーティングは評価面談や目標管理面談(MBO)とは違います。

上司が部下の話を聞くことに重点を置き、部下の成長をサポートすることを目的としています。

 

1on1ミーティングと目標管理面談(MBO)の違いとは?

1on1ミーティングと目標管理面談(MBO)の違いとは?目標管理面談(MBO)は、文字通り目標を管理・評価する面談です。

管理し評価する為には、評価者である上司側が一方的に話をするという事が多くなってしまいがちです。

しかし、1on1ミーティングは評価、管理することが目的ではありませんので上司側も一方的に話をするなどといった心配はありません。

1on1ミーティングは、部下の能力を高めたり引き出したりすることを目的としていますので「対話型のコミュニケーション」に必然的になるのです。

また、目標管理面談(MBO)の頻度は、年に1回や2回など評価するタイミングなど長期的なサイクルとなりますが1on1ミーティングは異なります。

1on1ミーティングの多くは、週に1回で面談時間は30分程度と設定している企業が多くあります。当然、企業や部署の事情、職種などによっても異なりますが、「目標管理面談(MBO)よりも短いサイクルで定常的に実施」することとなっています。

1on1ミーティングは革新的な企業が多いシリコンバレーでは、生産性やモチベーションを向上させるためのコミュニケーション手段で当たり前のような文化として根付いていますが、日本においては大手IT企業のYahoo!での取り組みから注目されるようになりました。

 

1on1ミーティングが日本で受け入れられた背景と理由

1on1ミーティングが日本で受け入れられた背景と理由新しいコトやモノが外国などから入ってきたとしても日本で全て受け入れられる訳ではありません。

日本では独特の文化があると言われており、外国の文化に抵抗を感じる人も多いのが現状です。その結果、グローバルになった経済では大きく遅れていると言っても過言ではありません。

そんな中でどうして1on1ミーティングは受け入れられたのでしょうか?

VUCA時代

VUCA時代VUCAとは、変動性・不確実性・複雑性・曖昧性と英語の頭文字をとった造語で、どのようになるのかわからないという社会を表しています。

能力があっても経験があっても役に立たたず、インターネットの検索ですべてが解決してしまうという時代で、上司が部下に教えを乞うことも多くなっているからこそ、今までと違った部下とのコミュニケーションが必要となりました。

 


少子高齢社会に伴う「労働力人口の減少」と「労働力の流動性の増加」

少子高齢社会に伴う労働力人口の減少と労働力の流動性の増加既に日本は少子高齢社会です。

また、出生率の低下で子どもの数は減少しており労働力人口は著しく低下しています。

世界のトヨタ自動車が2021年度からの運用を目指す実力重視の「成果連動型昇給」などの影響もあり、終身雇用や年功序列は崩れてきており、転職という行動へのハードルは低下しています。

だからこそ、企業は従業員の囲い込みが大切であり、自社に引き留めておくこと施策が重要になります。

また、新型コロナウイルスの影響でテレワークや在宅勤務の増加、働き方改革の残業時間規制、女性活躍の推進など、今までの常識が通用しなくなっている現代からこその理由もあるとも言えます。

 

1on1ミーティングの効果について

1on1ミーティングの効果について一般的な目標管理面談(MBO)とは、上司として評価を部下に一方的に決定・通知することが主な目的となります。

部下の意見を聞くことも目的の一部ではあるのですが、現実は上司が評価をする立場で、部下へ伝えることになりがちです。

1on1ミーティングは、部下の能力を高め、引き出すことを目的としています。

上司と部下でありながらも対等な立場で対話を行うことで目的を達成することが可能になります。

そんな部下の能力を高め、引き出す1on1ミーティングでの効果は以下の通りです。

 


【効果】① 部下とのコミュニケーションにより信頼関係の構築

【効果】① 部下とのコミュニケーションにより信頼関係の構築単純なコミュニケーションの増加を行ったとしても信用を深めたり、信頼関係を築くことは出来ません。単純なコミュニケーションの増加は、上司部下との関係を抜け出せずに上司が喋りすぎるという結果になってしまうことが多く起こるからです。

しかし、1on1ミーティングは信頼関係の構築に役立ちます。

1on1ミーティングは上司は部下の話を聞く(傾聴)ことに重点を置きます。

人間は自分の話しを聞いてくれる人に好意を抱くという習性があり、また、好意は自然と距離感が縮まり信用や信頼に繋がるのです。

また信頼関係の構築で、「業務上のトラブル」や「意見の食い違い」の減少効果も期待できます。

悩みを相談できる環境にも繋がりますので、突然の退職防止など離職率低下にも役立ちます。

 

【効果】② 自らが学び、成長を促しパフォーマンス・生産性が向上(経験学習)

【効果】② 自らが学び、成長を促しパフォーマンス(生産性)が向上人の成長には、目標を立て行動し結果を振り返り次の目標や行動を決めるという”経験学習”が必要です。

また、”経験学習”を繰り返し続けることが重要です。

1on1ミーティングで部下は、必然的に自分の状況を振り返る”経験学習”を行います。

これは、部下自身がどのような成長が成功だと捉えているのかなどを考える機会に繋がります。また、すぐには難しいかもしれない成長ですが、いずれ自立して企業の発展の為に必要となる良い業績を生み出せるようになります。

1on1ミーティングは”経験学習”というサイクルが正確に機能することになり、部下自身も他者である上司に自らの言葉で話すことで自らのビジョンや強み、弱みに気づくことが可能となり、秘めた情熱を解き放つといった効果もあるのです。

部下自らが成長を認識することで離職率の低下にもなります。

また、上司は部下に近況を話してもらい最後まで聞いて気にかけているという言葉を投げかける事をし、相手を認め受け入れます。

上司からの期待や感謝の言葉をかけられれば部下はやる気を出し、自分はできるという自己効力感を持ち、結果としてパフォーマンス向上にも繋がるのです。

 


【効果】③ 情報収集やメンバーの状況把握に繋がり理解度が向上

【効果】③ 情報収集やメンバーの状況把握に繋がり理解度が向上1on1ミーティングを行うことで、部下自身の状況を自然と把握することが可能となります。

それは、プライベートで抱えている問題や出来事も含まれます。

また、メンバー間の状況把握にも繋がり、個々の状況を理解することは、企業としての大きな問題を認識することにも繋がります。

問題認識をすることは、会社の仕組みを見直すきっかけになることも考えられます。

認識した問題を部下と共に考えることは上記の経験学習にもなり、上司自身の成長にもなるのです。

 

【効果】④ 中長期的なキャリア開発支援と人事評価のギャップ軽減の提言や問題の解決

【効果】④ 中長期的なキャリア開発支援と人事評価のギャップ軽減の提言や問題の解決1on1ミーティングは、長所が明確になると同時に短所の認識にも繋がります。

「このようなキャリアが適している」「どのような部署や職種、役職での活躍が向いている」などのアドバイスすることが出来るようになります。

長所短所の認識で中長期的なキャリア開発支援が可能となるのです。

中長期的なキャリア開発支援は、適切な人事配置、人事評価のギャップ軽減、人事問題の解決にも繋がります

人事評価に対する不満を減らすことは、離職率の低下にもなります。

 


【効果】⑤ 定着率の改善・愛社精神の構築

【効果】⑤ 定着率の改善・愛社精神の構築上記の効果は単純に離職率の低下で定着率の改善に繋がります。

また、「会社の発展が自らの発展」「信頼関係のある上司と働き続けたい」などの良い意味で”愛社精神”が構築されます。

自分の働く会社を愛せれば更に離職率の低下に繋がるという良いサイクルになるのです。

 

 

1on1ミーティングの運用方法と手順

1on1ミーティングの運用方法と手順では、実際に1on1ミーティングの運用方法と手順を見ていきましょう。

1on1ミーティング自体は、一般的な面談と変わりありませんので特別な準備が必要な訳ではなく導入自体は容易です。しかし、次のようなポイントを抑えておく必要があります。

 

1on1ミーティング運用前の準備

1on1ミーティングの目的を明確にし伝える面談と聞くと「評価に繋がる」「人事に影響する」などと不安に感じる従業員もいるのが現実です。

その為、1on1ミーティングの目的を明確にし事前に伝えて目的を理解してもらうことからはじめる事が重要です。

成長につなげる為の時間であり、人事や評価には繋がらないことを伝えましょう。

1on1ミーティングをする上司と部下が目的を共有認識することが成功への第一ステップと言えます。

 

頻度とミーティング時間の設定と日程の決定

頻度とミーティング時間の設定と日程の決定1on1ミーティングの頻度は1週間~2週間に1回行うことが一般的です。また、時間は30分~90分ほどです。

ただ、業務が忙しく時間をとる事が出来ないという部下や参加に積極的でない部下の場合には、頻度はそのままで時間を20分にするなどするようにしましょう。

これは一年に一度会う親戚より、身近な他人の方が親しくなれるのと同様です。回数は減らさずに時間で調整できるように心がけましょう。

また、業務上のアクシデントなどでどちらかの都合が悪くなった際には、中止ではなく必ず日程変更というルールを定めておきましょう。

 

ミーティング場所の決定

ミーティング場所の決定ミーティングを行う場所は、他人に聞かれたくない話題も話すことが出来るような配慮が必要です。

職場では会議室がベターです。

ただ、絶対に会議室という訳ではありません。職場から離れたカフェやテラスなどにしても気分転換になるので良いかもしれません。

業務的な話以外も出来る環境作りに心がけましょう。

 

1on1ミーティングの手順

【STEP】①ミーティング目的を伝える

【STEP】①ミーティング目的を伝える

導入当初は1on1ミーティングの意味を勘違いして、評価面談だと認識している部下も多くいるのが実情です。

1on1ミーティングの意味を周知徹底させると同時に、人事評価には直接の影響はしない事などを伝え、会社の成長の為には部下であるあなたの成長が必要なんだという共通認識を持ってもらえるように努めましょう

 

【STEP】②日程を決める

【STEP】②日程を決める会社として1on1ミーティングを行う頻度(週1~隔週1程度)や時間(30分~90分程度)を決定しておきましょう。ミーティングの間隔が空いてしまうと、前回の内容を単純に忘れてしまうこともありますので頻度は守るようにしましょう。

曜日を固定する事も効果的です。

ただ、休みの前後は業務が忙しかったり、体力的にも気分的にもお勧めは出来ません。

土日が休日の場合の仕事の場合には、水曜日、木曜日が良いでしょう。また、午前中はいろいろと業務が忙しいことも多い為午後の実施がお勧めです。

繰り返しにはなりますが、他社との打ち合わせ等で開催が難しくなった場合にも中止ではなく延期し可能な限り翌日など近い日程で開催するようにしましょう。

同時に、どうしてもスケジュール調整出来ない場合に、時間数と回数どちらかを選択しなければならない場合は回数を選択しましょう。

1時間で1回の開催よりも15分で4回と回数を重ねる方が比較的に効果が高いとされています。

 

【STEP】③フォーマット(シート等)を準備する

【STEP】③フォーマット(シート等)を準備する1on1ミーティング用のフォーマットを用意しておきましょう。

継続的な面談ですので次回以降にも役立ちます。また、シートはクラウドでの管理することが便利です。

■フォーマット例

  • 最近の仕事でうまくいったこと(成功体験)
  • 最近仕事で困ったことや困っていること
  • サポートしてほしいと思ったことや思っていること
  • 会社全体について気になっていることや疑問な点
  • 現在の仕事に対しての関心している気持ちの割合
  • 目標のために次に挑戦したい仕事
  • 個人的な悩みや相談
  • 個人的に興味を持っているモノやコト

 

【STEP】④当日のテーマを決める

【STEP】④当日のテーマを決める部下が話をしたい内容がある場合にはまずはそれを優先しましょう。しかし、部下が話したいと言われることは稀です。

その為、一定のテーマを決めておく方が良いでしょう。導入当初は話すテーマがわからずに雑談だけで終わってしまうなんてことも起こりますので、導入時は特にテーマを決めておきましょう。

また、そのテーマは事前に部下に伝えておいた方が部下自身も話をしやすくなります。テーマの決定は部下一人一人違うのが当然です。部下の状態に合わせたテーマで有意義なミーティングになるようなものを選択しましょう。

 

【STEP】⑤当日の進め方を考える

【STEP】⑤当日の進め方を考える

④当日のテーマが決まれば当日の進め方も事前に考えておきましょう。

まずは④のテーマを再確認します。

その後は、部下の話を以下で示したように傾聴し、フィードバッグを行って、必要なサポートを確認して終えることが一般的です。

また、上司としてもテーマに沿った質問内容を考えてメモをしておくなどが良いでしょう。

 

【STEP】⑥1on1ミーティングの実施

【STEP】⑥1on1ミーティングの実施1on1ミーティング当日で重要なことは、部下が話しやすい雰囲気作りです。

はじめは雑談を交えるなどの工夫をしましょう。

ミーティングの間はメモを取りましょう。実施した記録を残す為にもメモが必要です。

また、次回以降の為にある程度の方向性を決めておく方が良いですが、方向性の決定が部下への押し付けに繋がることも考えられますので注意が必要です。

1on1ミーティング中の最後の5分は今回の1on1ミーティングのまとめに使いましょう。まとめでは、次の1on1ミーティングまでの課題の共有を行い変化を意識させることが出来ます。

1on1ミーティング導入当初は実施した事で満足感を得る為に、次回の日程の確認を忘れることが多いので注意しましょう。

 

【STEP】⑦次回に向けた準備

【STEP】⑦次回に向けた準備

⑤では自分の為にメモを取りましたが、ミーティング記録は部下と共に双方で共有しましょう。記録することは次回以降に役立ちます。

また、異動の希望がある場合や転職を考えているなどを伝えてくる部下がいた場合には人事担当者へ知らせることも必要になります。

 

1on1ミーティング面談する上司が持っておくべき心構えの傾聴について

1on1ミーティング面談する上司が持っておくべき心構えの傾聴について1on1ミーティングは部下が主役の穏やかな対話の場であり、部下に話をしてもらうことが重要です。

また、その話の中に本音をより多く入れてもらうことが重要です。

上司である自分の意見に合わせた発言ではなく、部下の本心を聞くために効果的なのが傾聴です。

傾聴を行うためには以下のようなコツがあります。

 

話を最後まで聞く

話を最後まで聞く話を最後まで聞くとは、相手が話しやすいように心がけるということです。

以下の例は良くある勘違いです。

「昨日コンビニに行ってコーヒーを買ったんです」

「え?コンビニってどこのコンビニ?ローソン?ファミマ?セブンイレブン?」

これは話をしやすいようにしているつもりなのかもしれませんが違います。

話をしやすいようにするためには、相手の話を聞いているということを相手に伝え、更にその先に興味を持っていることを示すことを言います。先ほどの例ですと次のようになります。

「昨日コンビニに行ってコーヒーを買ったんです」

「昨日コンビニでコーヒーを買ったんだ?」

簡単に言えばオウム返しです。オウム返しなど簡単だとよく言われますが、オウム返しをする為には、しっかりと相手の話を聞いていないと出来ないことです。

また、話を聞いているという事がその話に興味があるということを相手に無意識に伝える事にも繋がります。

明石家さんまさんがテレビでよく言っていますが「●●なんか~!ほんでほんで・・・!」。あの感じで言えるようになれば完璧です。ただ、上司がすべきことはテレビに出演することではありませんので、しっかりと話を聞きオウム返しをすることを心がけましょう。

また、途中で話を腰を折らないようにしましょう。

「昨日コンビニに行ってコーヒーを買ったんです」

「最近のコンビニのコーヒーは美味しいよね~。喫茶店とかスタバよりも格段に安いしね~。スタバは行かないの?」

これではコンビニでの出来事を話したいと考えていてもスタバが主軸になってしまいます。

繰り返しますが1on1ミーティングは部下が主役の穏やかな対話の場です。適度な相槌や表情、理解を相手に伝える言葉を入れて話の腰を折らないようにし最後まで話を聞きましょう。

また、話の途中で「誤っているな」「違うな」と思うことも多くあると思います。しかし、1on1ミーティングは部下が主役の穏やかな対話の場ですので一度最後まで話を聞きましょう。

おそらく、1on1ミーティング内に出てくる話で、必ず「いま」ここで訂正しなければならない事はありません。来週でも再来週でも時間はあるのです。面談する側も気持ちの余裕を持って面談しましょう。

その余裕がある気持ちも最後まで話を聞く上で大切なのです。

 

少しの自己開示

少しの自己開示部下の本音を聞き出すためには、部下が自分に心を開いてもらわなければなりません。

そんな部下の心を開く為に重要なことは、自分が心を開いていることを無意識に部下に感じてもらうことです。

心を開いていることを感じてもらう為には、少しの自己開示が効果的です。

普段では子どもの話をしない上司が「息子が先週誕生日でさ~」と話をするだけでも部下は、上司に親しみを持つでしょう。

しかし、1on1ミーティングは部下が主役の穏やかな対話の場ですので、上司が話を長くしてしまうと評価面談と何ら変わりなくなってしまいます。その為、上司側が話をするとしても30分のミーティングで合計で5分以内に収めるように心がけましょう。

同時に、部下の本音を引き出すためには重要なことは質問力です。

質問を通して、部下自身が気づいていない価値観などを気づかせられるように努めましょう。部下自身が自分の価値観や考え方を理解することが、部下自身の力を最大限発揮する為には非常に重要です。

 

1on1ミーティング面談が失敗したときのデメリットは?

1on1ミーティング面談が失敗したときのデメリットは?1on1ミーティング面談は効果が多く期待できますが、人間同士のことですのでうまく実施できない場合もあり、その際にはデメリットとして以下の2つがあります。

 


上司が話をし過ぎてしまう

一番多い失敗が上司が話をし過ぎてしまうことです。

もちろん、悪気がある訳ではなく伝えたいことがあるので、その気持ちが全面的に出てしまっているだけです。

しかし、1on1ミーティングの目的には適していません。

目的を達成するための手段が1on1ミーティングです。部下が話をしやすい環境作りに努めて、伝えたい気持ちは抑えましょう。

 

上司の聞き方(傾聴)が問題あり信頼関係を失う

上司の聞き方(傾聴)が問題あり信頼関係を失う聞き方(傾聴)は非常に重要です。部下はそれを無意識に感じます。

無意識なレベルの話は、信頼関係の喪失にも繋がるのです。上記で示したように傾聴をしっかりと行いましょう。

 


1on1ミーティングが失敗しないようにするためには

1on1ミーティングが失敗しないようにするためには

1on1ミーティング導入前には、1on1ミーティングを行う上司への研修を行うことで失敗を防ぐことが一定程度期待出来ます。

また、キャリアコンサルタントへ自らが相談をする事で、傾聴している側を見聞きすることも大切です。

 

1on1ミーティングを導入する際の注意点

1on1ミーティングを導入する際の注意点企業として1on1ミーティングを導入する際には、まず上司側の意識改革が必要です。

評価面談ではなく部下の意見を聞くことに重点を置いている事などを、経営者が語り掛け1on1ミーティングの必要性を訴え続けましょう

キャリアやライフスタイルなど様々な面で人間の多様性が高まっています。

1on1ミーティングを従業員に落とし込むことで、従業員のモチベーションや能力を向上させることはもちろん、事業成長させ生産性をアップさせるためにも積極的に活用しましょう。

たった一人の従業員のモチベーションがアップは、他の従業員にも良い影響があります。そして、一人一人のモチベーションアップが意識を高めるのです。

 

1on1ミーティングの関連サイト

 

1on1ミーティングのまとめ

1on1ミーティングのまとめしつこい位繰り返しになりますが、1on1ミーティングは部下が主役の穏やかな対話の場です。

部下が話をしやすい雰囲気作りに努め、上司は聞き役に徹しましょう。

また、上司は聞く際には傾聴します。

「聴」という漢字は「耳」+「目」「心」と書きます。

耳だけではなく目と心も部下の話に集中し1on1ミーティングを最大限活用しましょう。

 

この記事はキャリアコンサルタントドットネット運営事務局が作成

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