求人応募の際に提出する書類作成について【履歴書編】

[記事公開日]2019/04/04
[最終更新日]2020/08/26
履歴所書き方

求人応募の際に作成する書類(履歴書・職務経歴書など他)は一つではなくすべての書類が大切です。

その中でも履歴書は、「就職活動」や「転職活動」の際に提出が求められ書類です。また、アルバイトやパートなどの非正規雇用での求人への応募する際にも、必ずといっていい程提出は求めらます。

それでは、どのような履歴書の書き方が採用担当者の印象が良くなるのでしょうか?

その履歴書の書き方についてわかりやすく説明したいと思います。

履歴書とは何か?

履歴書履歴書とは、自分自身の氏名、生年月日、住所や電話番号などの基本情報に加えて、学歴、職務経歴、資格や免許などをまとめて記載した書類の事をいいます。

履歴書は新卒の就職の際にはもちろん、正社員の転職やアルバイトやパート、契約社員、派遣社員などの非正規雇用の際にも採用選考の場において、求職者側が企業側の採用担当者に対して提出するのが一般的です。

また、企業側の採用担当者は、提出された履歴書を採用選考時の判断基準として用いる他にも、書類審査や面接を行い採用した後には、社内の人事書類としても大切に保管されます。

一般的な履歴書は、JIS規格として定められています。

また、JIS規格に定められた履歴書用紙は、コンビニや100円均一ショップなども含めて様々な場所で広く販売されています。インターネットでダウンロードする事が出来たり、無料有料問わずに、求人雑誌にも付録として付いている場合もあります。

さて、そんな履歴書ですが、求職者は採用をしてもらう企業側の採用担当者に自分を知ってもらうための大事なツールです。

その自分を知ってもらう大事なツールですので当然ですが、履歴書を書く際には丁寧な文字で、かつよみやすい文字で書く必要があります。

文字はあなたという人を表します。乱暴な文字や誤字、脱字があるだけで印象が悪くなるのは当然ですので注意しましょう。

文字を誤ってしまった場合には、すべてをはじめから書きなおしましょう。修正液などの使用せずにすべてをはじめから書き直しましょう。

空白が目立ってしまうため、志望動機や自己PR欄などすべてを記入した方が企業側の採用担当者の求職者への印象は良くなる傾向にあります。

新卒での就職や転職の正社員など正規職員への応募する場合には、企業別に提出した履歴書をコンビニなどでも良いのでコピーするなどして保存しておきましょう。もしくはスマホで写真を撮っておくのも良いでしょう。

理由は、面接の際に違った事を言わないようにする為です。また、複数社に提出しているので、どの会社に提出した履歴書なのかも封筒の住所も含めて撮影しておけば便利です。

しっかりと整理しておくことが、面接の際に役に立ちます。面倒だとは思わずに整理しておくようにしましょう。

履歴書にある記入項目は?

基本情報欄

記入する欄は、日付・氏名・生年月日・性別・住所・電話番号・メールアドレス・携帯電話番号・連絡先(現住所以外に連絡を希望の場合のみ)があります。

また、写真を貼るスペースがあります。

それでは各項目について注意する点などを詳しく説明していきます。

日付

  • 履歴書に書く日付けは、提出する日もしくは前日を記入しましょう。
  • 履歴書に書く日付けは、郵送で提出する場合は、投函日を記入しましょう。
  • 履歴書に書く日付けは、面接で直接持参して使用する場合には面接日当日の日付を記入しましょう。
  • 履歴書に書く日付けは、履歴書全体で西暦を使用するのか元号で使用するのかを統一しましょう。例えば、日付は西暦(1990年)で記入した後、後ほど記入する学歴では元号(昭和・平成・令和)で記入しないように注意してください。
  • 履歴書をまとめ書きした後から日付を入れる場合でも、筆記用具は同じ物を使用しましょう。

写真

証明写真

  • 履歴書に貼る写真の大きさは横2.4㎝~3㎝、縦3.6㎝~4㎝の写真を使用しましょう。
  • 履歴書に貼る写真は使用する日の概ね3か月以内の写真を使用しましょう。
  • 履歴書に貼る写真はカラー写真で正面から撮影されたものを使用しましょう。
  • 履歴書に貼る写真は本人の単身胸から上が写っているものを使用しましょう。
  • 正社員など正規職員への応募の場合は服装はスーツにしましょう。ただし、アルバイトやパートで使用する場合は、清潔感のある服装であれば問題ないでしょう。なお、清潔感があり、かつ派手ではない服装で撮影されたものを使用しましょう。
  • 男性は髪の乱れ、ネクタイの曲がりに注意しましょう。
  • 男性は柄物のシャツ、セーターなどは履歴書の写真には不向きです。
  • 男性は夕方に撮ると髭が目立つ場合はありますので午前中がよいでしょう。
  • 女性はジャケット着用で清潔感を演出しましょう。
  • 女性のセミロングやロングの髪は顔や肩にかからないように工夫しましょう。
  • 女性はノーメイクでの撮影はしまりがなく見えますので注意しましょう。
  • 正社員への応募の場合は写真館などでプロに撮影してもらった方が良いでしょう。コンビニやスーパーなどにおいてある1枚800円くらいで撮影できる簡易的なものよりも、プロの人に撮影してもらった方が当然きれいに撮影してくれます。
  • 履歴書に貼る写真は、過去に他社への応募などに使用した写真の再使用はやめましょう。写真を貼る両面テープは強力ですので再利用したことはすぐに企業側の採用担当者にわかります。
  • 履歴書に貼る写真はすべて書き誤りがないかを記入した後に最後に貼りましょう。先に貼ると誤って記入した際に次に使用できなくなります。
  • 履歴書に貼る写真が万が一剥がれた場合にも備え、写真の裏には名前を記入しておきましょう。

氏名

  • 履歴書に書く名前は「ジブンという商品」の商品名だと思って記入しましょう。堂々と中央に大きくハッキリと書きます。
  • 履歴書に書く名前の間には、姓と名にスペースを空けて読みやすくしましょう。
  • 履歴書に書くふりがなは使用する履歴書によって違います。「ふりがな」の場合はひらがな、「フリガナ」の場合はカタカナで記入しましょう。

年齢

  • 履歴書に書く年齢は、送付時の年齢を記入しましょう。
  • 履歴書に書く年齢は、基本的に元号で記入しましょう。ただ、ここで西暦を記入した際には、履歴書の他の箇所もすべて西暦で記入しますので注意が必要です。

住所・連絡先

  • 履歴書に書く現住所の欄には「住民票」に記載してある書き方が基本型です。
  • 履歴書に書く住所は、都道府県から省略せずに丁寧に記入しましょう。ただし、政令指定都市の場合には都市名から記入しても問題ありません。
  • 郵便番号・マンション名、ふりがななども忘れないようにしましょう。
  • 履歴書に書く「連絡先」の欄には、現住所と異なる場合のみ記入しましょう。例えば、実家から離れて下宿している場合などです。
  • 転職者で現在も在職している場合には、職場を連絡先にしないように注意しましょう。
  • 履歴書に書く連絡先を、家族・親族などとする場合は事前に家族や親族に履歴書に書く連絡先に記入した旨、事情を説明しておくことを忘れないないように注意が必要です。

電話番号

  • 履歴書に書く固定電話番号は、市外局番から記入しましょう。
  • 履歴書に書く固定電話がない場合は、自分の携帯電話のみ記入しましょう。
  • FAXがあれば合わせて記入しましょう。
  • 履歴書に書く電話番号は、日中連絡がつきやすい番号を記入しましょう。

メールアドレス

  • 転職者で在職されている場合は、履歴書に書くメールアドレスを職場のメールアドレスにすることは控えましょう。
  • 履歴書に書くメールアドレスは携帯電話会社が発行しているアドレス(@docomo.co.jp・@softbank.ne.jpなど)を使用する場合は、PCからの受信設定などを確認しておきましょう。極力携帯アドレスの掲載はトラブル防止の為にもお勧めはしません。GmailやYahooメールなどフリーメールが無料で取得できますのでGmailやYahooメールなどを取得しておく方がよいでしょう。

性別

  • 履歴書にある性別の欄に書く〇印は、なるべく正円で丁寧に囲みしましょう。

基本情報欄のまとめ

採用は、履歴書の基本情報欄の印象ですべてが決まるといっても過言ではありません。

名前などは、堂々を中央に大きくハッキリと書きましょう。

また、企業側の採用担当者の中には、写真の第一印象で、仕事への意欲や性格といった人物像をイメージする人もいます。好印象を与える表情、服装に気を配って撮影しましょう。目をやや大きく広げて、口角があがっていれば積極性ややる気を感じますので意識しましょう。

前髪が下がっていると暗い印象を与えることがありますので女性はもちろん、男性も前髪が下がっていないか意識して撮影に向かいましょう。

履歴書に貼る写真の撮影場所は、アルバイトやパートなど非正規職員の場合はスピード写真でも良いですが、就職や転職など正社員を希望している場合は写真スタジオで撮影すると撮影時にアドバイスももらえ、より魅力的に撮影してくれますのでお勧めです。


学歴欄・職歴欄

学歴

学歴欄の書き方

  • 基本情報欄など履歴書全体で西暦か元号(昭和・平成・令和など)を統一しましょう。
  • 履歴書の学歴欄には、高等学校や専門学校などから記入しましょう。(義務教育については書かなくても良い)
  • 履歴書の学歴欄には、学部・学科・コース名などを記入しましょう。応募職種で生かせる専攻・研究テーマはさらに詳細を記入するとアピールに繋がります。
  • 履歴書の学歴欄には、学校名は略さずに正式名称で記入しましょう。「高等学校」を「高校」と誤る事がありますので注意が必要です。
  • 留学の場合は、時期、期間、国名、学校名などをしましょう。
  • 休学の場合は、時期、期間、理由をしましょう。
  • 中途退学の場合は中退の年月と学校名をしましょう。途中で投げ出すという疑問を打ち消すために、第三者が納得できる前向きな姿勢、やむを得ない事情を一言書き添えましょう。例えば、「経済的事情により止む無く退学を決意、進路志望変更のため退学」などと記入すればよいでしょう。

職歴

  • 基本情報欄や学歴欄など履歴書全体で西暦か元号(昭和・平成・令和など)かを統一しましょう。
  • 履歴書の職歴欄には、時系列に記入しましょう。
  • 履歴書の職歴欄には、株式会社名など略さないように注意しましょう。(株)などと略さずに株式会社と記載します。
  • 履歴書の職歴欄には、会社名の横か次の行に業種や従業員数を書き、簡単な職務内容を記入しましょう。また、配属部署と担当業務を記載しましょう。出来る限り具体的な情報を書きましょう。
  • 履歴書の職歴欄には、応募職種に関する職務内容があれば強調して記入しアピールに繋げましょう。
  • 履歴書の職歴欄には、企業買収や合併などで社名が変わった場合は株式会社○○(現株式会社△△)と記入しましょう。
  • 履歴書の職歴欄には、現職で働いているが退職日が決まっている場合は「○年○月 株式会社○ 退職予定」と記入しましょう。
  • 履歴書の職歴欄には、倒産やリストラ・会社解散の場合は「会社業績不振による希望退職」が無難な記述が良いでしょう。
  • 職歴が履歴書の行に書ききれない場合は、ある程度まで職歴を書き、「詳細は職務経歴書に記入」と記入しましょう。
  • 期限付きの雇用の場合は「契約満了につき退職」「契約期限満了につき退職」と記載しましょう。

入社・退職がしっくりしない時に使用する用語

  • 合併により転籍した
    ⇒合併により株式会社○に転籍・退職
  • 公務員になった
    ⇒○市役所に奉職・退職
  • 病院などで勤務
    ⇒○病院看護部に勤務・退職
  • 家業の手伝い
    ⇒家業(婦人服店経営)に従事・退職
  • フリーランスの場合
    ⇒○業を開業・一身上の都合により閉鎖
  • 会社を経営していた
    ⇒株式会社○を設立・一身上の都合により解散
  • 組合・団体で勤務
    ⇒○学会 入職・退職

学歴・職歴欄のまとめ

企業側の採用担当者は、過去の職歴から自社で活躍できる人材なのかどうかを見極めます。

転職回数や円満退職できたのかどうで、自社に定着できるかどうかを判断します。

職歴の欄は、特に面接の際に面接官は参考にして質問をしますので、自身で理解でき、説明できるような内容にしましょう。

免許・資格欄

免許証

  • 基本情報欄など履歴書全体で西暦か元号(昭和・平成・令和など)かを統一しましょう。
  • 履歴書の免許資格欄は、最初に免許を書きます。次に資格を書きましょう。
  • 履歴書の免許資格欄は業務に関連する資格を記入しましょう。
  • 履歴書の免許資格欄は、取得するために現在勉強しているものも記入するとアピールにつながります。
  • 履歴書の免許資格欄は、取得した際から名称が変わっている場合は取得時の資格名を記入しましょう。
  • 履歴書の免許資格欄は、企業側の採用担当者や役員との面接の場で、会話のネタにするために変わり種の資格を書くのもアピールにつながります。また、資格欄には相応しくないと思われる資格は特技欄に書くのが良いでしょう。
  • 履歴書の免許資格欄は、免許・資格の名称は略して記入するのではなく、正式な名称で記入しましょう。

よくある免許・資格の正式名称

  • 自動車免許証
    ⇒普通自動車第一種運転免許
  • 大型第二種免許
    ⇒大型自動車第二種免許
  • 英検●級
    ⇒実用英語技能検定●級
  • 漢検●級
    ⇒日本漢字能力検定●級
  • 宅建
    ⇒宅地建物取引主任者
  • 簿記
    ⇒日商簿記検定試験●級、日本商工会議所簿記検定試験●級
  • FP
    ⇒●級ファイナンシャル・プランニング技能士
  • 珠算
    ⇒日本商工会議所珠算能力検定・全国珠算教育連盟珠算検定
  • MOS
    ⇒Microsoft Office Specialist

免許・資格欄のまとめ

応募企業にあまりにも関係のない資格や免許が記入されていると、採用担当者は志向に疑問を持つことが考えられますので注意が必要です。

また、たくさんの資格を持っている方は応募企業の応募職種で活かせる資格のみの記載のみを記入するようにしましょう。

資格・免許欄はうまく活用できれば、書類選考や面接の際にとても良いコミュニケーションツールになりえます。もちろん、注意が必要ですがあなたの人間性アピールの為にも有効的に活用しましょう。

 

健康状態欄

特に異常なければ「良好」「極めて良好」などで問題はありませんが、具体的な一言を添えると説得力が増します。

持病がある場合で通院が必要な場合などは「本人希望記入欄」を活用しましょう。


問題なく勤務出来る場合

  • 極めて良好(前職で病欠なし)
  • 良好(過去5年間健康診断で問題なし)

特定の持病がある場合

「通常業務に支障なし」と記載した上で本人希望記入欄に「勤務に支障はないが通院の為、毎週水曜日は15時退社を希望。前職では、振替残業で対応し他には病欠はありません。曜日については変更できます。」のように正確な情報を記入しましょう。

前職での、具体的な事例を記載すると採用担当者も納得しやすくなります。

また、通院が必要なのに隠して採用されても、継続した勤務は難しくなりますので嘘偽りなく記載します。

健康状態欄のまとめ

持病がある場合は、必ず伝えておきしましょう。

嘘を記載して入社したとしても継続した勤務はできません。健康は最悪の場合、命に係わる事ですので自分自身の為にも嘘偽りのない記入をしましょう。

 

志望動機欄

履歴書にある志望動機欄はとても重要です。当然ですが虚偽の記載は禁物です。

正直に記載し本人希望欄なども活用して、補足情報を採用担当者に伝えましょう。また、弱点を隠した情報よりも自分の弱点を理解している点をアピールすると同時に、その弱点を補強する方法を考えましょう。

  • 経験に基づいた具体的な志望動機を記入
  • 応募企業が求めている人材かどうかを理解して記入しましょう
  • 転職の場合には、過去の職務経歴を応募企業の職務で活かすことができるかが採用担当者にわかる内容になっているか注意しましょう。
  • 応募企業の強味を把握できており、他の同業の企業ではなく応募企業だからこその志望動機になっているかを意識して記載しましょう。
  • 数年後の事も考えられているキャリアビジョンになっており、そのビジョンが応募先企業で達成できる内容になっているかどうかを意識して記載しましょう。また、そのビジョンが他の企業では達成できないビジョンなら更に良いです。

志望動機欄のまとめ

採用担当者が志望動機欄で一番意識するのが、「なぜ当社なのか?」という事です。つまり、「競合他社でも達成できること」が記載されていたりした場合は魅力を感じません。

しっかりと応募企業の企業研究を行い、「社風に魅力を感じました」などの曖昧な表現は止めましょう。

引用した文ではなく、自分の思いを表した言葉で思いを伝えることが大切です。

 


本人希望欄

履歴書にある本人希望欄は、記入する際に悩むことが多いです。また、特に希望がない場合でも「特になし」という記載するのもよくありませんので注意が必要です。

  • 履歴書にある本人希望欄は、特に希望がない場合でも「特になし」と記載するのではなく「貴社規定に従います」と記載しましょう。
  • 履歴書にある本人希望欄を在職中で転職する場合に記載する場合は「連絡のつかない時間帯」「入社可能日」を記載しましょう。
  • 履歴書にある本人希望欄は、新卒で記載する場合は連絡のつく時間帯と連絡先を記載します。また、この時間帯も20時以降を記載するなどすれば企業として通常業務時間外になり、非常識と思われるかもしれず注意が必要です。
  • 履歴書にある本人希望欄は、複数職種を募集している企業の場合は、希望職種を書きましょう。

本人希望欄のまとめ

どうしても譲ることが出来ない条件以外は、記載せずに「貴社規定に従います」の一言を書くのが良いでしょう。

なお、この欄に記載した内容は通常、面接の際に深堀りされます。

その為、記載したい場合はには、なぜ、この希望なのかと論理的な理由を説明できるように事前の準備をしておきましょう。

特技欄

履歴書にある特技欄は、スペースも多くなく、仕事に関係ないからと「特になし」と記載するのはやめましょう。

また、履歴書にある特技欄は文章を書けるほどのスペースではない為、一言と詳しく説明とすると企業側にも読みやすく印象に残ります。

面接の際には、履歴書にある特技欄に記載している事を深堀りして「人となり」を知るために活用する企業側の採用担当者も多くいます。当然、嘘はご法度ですが、質問に答えられない特技は記載しないようにしましょう。

  • 特技がない人などいません。また、もし、理解できていない場合は自己理解不足だという事を採用担当者に伝えているのと同じことになってしまいます。「空欄」での提出は止めましょう。
  • 履歴書にある特技欄は、面接の際に深堀りされることも多々ある為、深堀りされても答えることが出来る特技にしましょう。
  • ギャンブルや犯罪の想起させるものは記載しないようにします。競馬・パチンコ・ハッキングなどは記載しない方が良いでしょう。もちろん、ハッキング対策の企業の場合や、パチンコ雑誌の編集に就職希望の場合は別です。
  • 見た目とギャップのある特技は、採用担当者に興味を持たれやすく印象にも残るでしょう。例えば、体が大きい男性が裁縫が特技といった事や、小柄な女性が柔道3段などは面接の際に有効的に活用できるでしょう。
  • 上記と同じ理由で履歴書にある特技欄に記載する特技はユニークなものも同様です。「国旗をすべて覚えている」「徳川幕府の将軍の名前をすべて言える」なども印象に残ります。半面、答えることが出来なかった場合には、ボロが出てしまうため、注意が必要です。
  • 中学、高校時代の部活動などで全国大会出場経験などは記載して、有効的に活用しましょう。また、市内大会であっても「優勝」という言葉は印象に残りますので合わせて活用しましょう。

特技がどうしても見つからない方は特技欄の記載のない履歴書を活用しましょう。ただ、見つからない方でも日常行っている些細な事でも特技として記入できます。参考にしてください。

特技が思い浮かばない場合の例

  • 料理(余った食材に更にアレンジを加えて料理するのは得意です)
  • 早起き(学生時代に4時に起きてアルバイトに行っていました。)
  • 掃除(朝食を食べた後に毎朝10分間の掃除をしています)
  • マッサージ(高校時代にマネージャーとして覚えました)
  • 潜水(水泳部で潜水の練習があり、50m潜水したことがあります)

 

特技欄のまとめ

いかがでしょうか?

特技欄は採用側からすれば、あなたの人柄が見える欄でもあり、あなたからすれば自分をアピールすることが出来る欄でもあります。

空欄での提出はもったいないと考えて、しっかりと自分の強みをアピールするために活用しましょう。

 

まとめ

いかがだったでしょうか?求人応募の際に提出する書類作成について【履歴書編】でした。

あなたの就職・転職への応募の際にお役に立てたなら幸いです。

 

この記事はキャリアコンサルタントドットネット運営事務局が作成

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